Si estás por decidirte por un software de gestión de riesgos y te preguntas qué deberías consultarle exactamente al proveedor, has llegado al sitio indicado. Muchas veces, las malas decisiones en esta etapa no surgen por desinterés, sino por desconocer los criterios que de verdad importan. No se trata únicamente de una lista de funciones; se trata de cómo esas capacidades se alinean con la realidad operativa y las necesidades específicas de tu organización.
Antes de comprometerte con cualquier contrato, es importante que sepas distinguir un software de gestión de riesgos realmente eficaz de uno que solo cumple sobre el papel. ¿Qué tan adaptable es realmente? ¿Te ofrece una visión clara del estado de tus riesgos en tiempo real? ¿Puede automatizar alertas y actualizaciones críticas? Y muy importante, ¿te ayuda a cumplir con normativas específicas sin que esto signifique una carga manual desmedida?
Estas son algunas de las preguntas que vamos a desgranar. Porque lo que buscas no es simplemente un software, sino una solución integral que funcione y te respalde.
¿Cuáles son las características mínimas que debe tener un software de gestión de riesgos?
No todas las herramientas ofrecen lo mismo. Algunas son genéricas y otras están diseñadas para problemas específicos. Estas son las características esenciales que deberías confirmar con cualquier proveedor:
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Adaptabilidad y flexibilidad
Tu software debe ser un camaleón, adaptándose al ecosistema único de tu organización, y no al revés. Esto implica que debe ser tan útil para una entidad financiera como para una empresa de transporte o manufactura. Un buen indicador es la capacidad de ajustarse a diferentes sectores; por ejemplo, soluciones como Pirani demuestran esta versatilidad, permitiendo implementaciones efectivas que van más allá del nicho financiero. -
Soporte para diferentes tipos de riesgo
Un software robusto no se queda en la superficie de los riesgos operativos. Debe abarcar riesgos estratégicos, de cumplimiento, y tan específicos como los de AML/LAFT, idealmente con módulos integrados y no como parches de soluciones independientes. Esta visión centralizada es la que permite una gestión clara, eficiente y con perspectiva.
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Facilidad de uso
La herramienta debe ser intuitiva y guiarte en cada fase del ciclo de gestión: identificación, evaluación, tratamiento y monitoreo del riesgo. Busca opciones desplegables claras, flujos de trabajo lógicos y una interfaz sencilla que minimice errores humanos y optimice los tiempos operativos. Piensa en la curva de aprendizaje de tu equipo.
¿Qué tanto se integra con tus sistemas actuales?
Esta es una pregunta vital que, sorprendentemente, muchos olvidan:
Integración con bases de datos y sistemas existentes
El software elegido debe poder dialogar con tus plataformas actuales: ERPs, bases de datos (Oracle, SQL Server, etc.), herramientas de BI como Power BI, entre otros. Exige respuestas claras del proveedor sobre compatibilidades. Si la herramienta no se integra fluidamente, prepárate para procesos duplicados y una pérdida significativa de valor.
Interoperabilidad sin fricciones
En el mundo real, muchos proyectos de implementación fracasan porque el nuevo software no "habla el mismo idioma" que las otras herramientas esenciales de la empresa. La integración no es un lujo ni un valor agregado; es una necesidad operativa fundamental.
¿Puede automatizar tareas?
La automatización dejó de ser un lujo hace tiempo. Hoy es una expectativa mínima para cualquier solución que aspire a ser eficiente.
Alertas, notificaciones y seguimiento automático
Desde notificaciones sobre tareas pendientes hasta alertas cuando no se actualiza una matriz en seis meses, el software debe ayudarte a mantener la gestión de riesgos viva y dinámica. No se trata de ver matrices estáticas, sino de recibir señales cuando algo no está funcionando.
¿Tiene herramientas de inteligencia artificial útiles (y no decorativas)?
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No te conformes con un "sí, usamos IA". Indaga específicamente para qué la utiliza el software.
Casos reales de uso
¿La IA te ayuda a identificar riesgos emergentes a partir del análisis de grandes volúmenes de datos? ¿Genera reportes analíticos automatizados a partir de eventos registrados? ¿Es capaz de sugerir posibles causas raíz cuando un riesgo se materializa?
La inteligencia artificial no debería ser una promesa etérea, sino una funcionalidad tangible que te ahorre tiempo, mejore la calidad de tus decisiones y te aporte insights valiosos.
¿Qué tan efectiva es la trazabilidad de los riesgos?
Uno de los errores más comunes en la gestión de riesgos es asumir que identificar un riesgo es el final del camino. Si no puedes seguir su evolución, entender cómo ha cambiado con el tiempo y qué acciones se han tomado (y con qué resultado) para mitigarlo, entonces estás navegando a ciegas.
Seguimiento completo del ciclo de vida del riesgo
Un software robusto debe ofrecer trazabilidad completa: desde su identificación hasta la ejecución (o no) de los planes de acción. Debes poder ver cuándo se actualizó por última vez un riesgo, si se implementaron los controles previstos, y si estos fueron eficaces.
Pirani, por ejemplo, permite hacer ese seguimiento sin esfuerzo: cada modificación queda registrada, los responsables reciben notificaciones automáticas, y la herramienta sugiere actualizaciones si un riesgo lleva demasiado tiempo sin revisarse
¿Qué pasa cuando un riesgo se materializa?
Aquí es donde la mayoría de los software se quedan cortos. Detectar un riesgo es importante, pero registrar y analizar su materialización es lo que genera aprendizaje y mejora continua.
Registro y análisis de eventos materializados
¿El software permite consolidar eventos de riesgo que realmente ocurrieron? ¿Puedes calcular cuánto costaron? ¿Analizar causas raíz? Estas funciones son claves para evaluar la efectividad del apetito de riesgo, los controles existentes y la cultura de riesgos.
Pirani ofrece la posibilidad de registrar eventos materializados y conectarlos directamente con el riesgo original, con sus controles y planes de acción. Esto te permite reformular causas, ajustar controles y cuantificar el impacto económico de cada evento.
¿Qué tan eficiente es el módulo de controles y planes de acción?
Si tu organización tiene más de 100 riesgos identificados, es probable que esté gestionando entre 400 y 800 controles. La única forma de manejar esto sin colapsar es con un sistema claro, automatizado y visual.
Gestión flexible y masiva de controles
No basta con decir “tenemos un módulo de controles”. Lo relevante es que puedas visualizar qué controles están funcionando, cuáles están vencidos, y cuáles deben reformularse. Además, deberías poder asociar múltiples controles a un mismo riesgo y lanzar planes de acción cuando alguno falla.
En Pirani, este proceso está diseñado para ser fluido: puedes ver todo desde una sola vista, filtrar por estado, responsables y efectividad, y tomar decisiones sin tener que abrir 20 documentos separados.
¿Facilita la visualización y la comunicación con la alta dirección?
Una de las razones de peso por las que los riesgos a menudo no se gestionan adecuadamente es porque la alta dirección no los comprende en su totalidad o, simplemente, no los tiene visibles de forma clara y concisa.
Informes automatizados y tableros ejecutivos
Un software de gestión de riesgos de primer nivel debe poder generar informes claros, visuales, automáticos y, crucialmente, adaptados al nivel de detalle que necesita cada audiencia. Un gerente no requiere el mismo nivel de granularidad que un auditor; un director necesita ver los riesgos estratégicos o aquellos que están fuera del apetito definido, mientras que un líder de proceso necesita claridad sobre sus tareas pendientes.
Herramientas como Pirani permiten configurar tableros por rol, exportar reportes automáticamente y acceder a la información relevante desde cualquier dispositivo. Esto no solo optimiza la gestión interna, sino que también fortalece la percepción de control y profesionalismo ante auditores, reguladores y clientes.
¿Es multiusuario y promueve la colaboración?
Una herramienta de gestión de riesgos no puede ser operada por una sola persona. Requiere la participación de líderes de procesos, control interno, cumplimiento y dirección.
Acceso diferenciado y colaborativo
¿El software permite que cada usuario tenga visibilidad y permisos distintos? ¿Puedes involucrar a áreas descentralizadas sin comprometer la seguridad de la información?
En Pirani, cada usuario tiene un perfil con permisos definidos. Los responsables de riesgos pueden editar, los líderes consultar o actualizar sus riesgos, y los gerentes ver los indicadores clave sin necesidad de capacitación técnica.
¿Cuáles son sus ventajas tecnológicas reales?
Cuando se habla de tecnología en gestión de riesgos, es común encontrar promesas vagas. Aquí tienes preguntas concretas para validar lo que realmente importa:
- ¿La solución opera en la nube con sistemas de backup robustos y seguros?
- ¿Ofrece actualizaciones periódicas sin interrumpir el servicio ni generar costos ocultos?
- ¿Cuenta con un equipo de soporte técnico especializado en gestión de riesgos, no uno genérico?
- ¿Se integra de forma nativa y eficiente con tus sistemas actuales, como ya discutimos?
- ¿Está certificado bajo normas de seguridad reconocidas, como ISO 27001?
Pirani cumple con todas estas condiciones y además incluye funcionalidades de inteligencia artificial aplicadas al análisis contextual, generación de informes y sugerencias de mejora. No es solo “moderna”, es práctica y confiable.
¿Qué lo diferencia de otras herramientas del mercado?
Muchos software de gestión de riesgos prometen lo mismo: que ayudan a identificar riesgos, a generar informes, a cumplir con la normativa. Pero en la práctica, ¿cuántos realmente logran esto sin sobrecargar al equipo, sin dejar la matriz estática o sin depender de archivos Excel?
Lo que realmente importa al comparar
Aquí hay criterios que van más allá de una lista de funciones:
- ¿La herramienta se mantiene viva, o requiere que el equipo “la alimente” manualmente?
- ¿Puedes cerrar ciclos completos de gestión del riesgo, o solo los inicias?
- ¿Es útil solo para cumplir o también para mejorar la toma de decisiones?
- ¿Te obliga a usar varios software distintos o centraliza todo en una sola plataforma?
Pirani no solo responde “sí” a todo lo anterior. También te permite visualizar con claridad cuánto te está costando cada riesgo materializado, y cómo mejorar tu apetito de riesgo con decisiones basadas en datos. Eso no es algo que todos los software del mercado pueden ofrecer.
Checklist rápido antes de firmar contrato con un proveedor
Antes de tomar la decisión, revisa estas preguntas clave con cualquier proveedor de software de gestión de riesgos:
- ¿El software cubre integralmente todos los tipos de riesgo que mi organización necesita gestionar (estratégicos, operativos, financieros, cumplimiento, LAFT, ciberseguridad, etc.)?
- ¿La trazabilidad del riesgo está automatizada, es completa y accesible en tiempo real para los usuarios autorizados?
- ¿El sistema es genuinamente adaptable a mi industria, tamaño y complejidad particular?
- ¿Los usuarios pueden acceder con perfiles diferenciados según su rol, garantizando la seguridad de la información y facilitando la colaboración?
- ¿Se integra de forma probada y eficiente con mis sistemas críticos actuales (ERP, bases de datos, herramientas de BI, etc.)?
- ¿Las actualizaciones del software son automáticas, transparentes y no interrumpen la operatividad del servicio?
- ¿Cuenta con tableros ejecutivos personalizables y capacidades robustas de generación de reportes automatizados?
- ¿El proveedor ofrece soporte técnico especializado y un acompañamiento efectivo durante la implementación y post-implementación?
- ¿Puedo registrar, analizar y aprender de los riesgos materializados, conectándolos con sus causas raíz, controles y planes de acción?
- ¿Existe la posibilidad de una demostración personalizada o un periodo de prueba que me permita validar su adecuación a mis necesidades antes de comprar?
- ¿Fomenta el proveedor una comunidad activa y recursos gratuitos para crecer en gestión de riesgos, más allá del software?
Si la respuesta a cualquiera de estas preguntas es “no”, cuidado: puedes estar adquiriendo más problemas que soluciones.
¿Qué obtienes al elegir Pirani?
Cuando eliges Pirani, eliges más que un software. Estás adquiriendo una herramienta diseñada para organizaciones que realmente quieren gestionar sus riesgos, no solo reportarlos.
Con Pirani puedes lograr:
- Reducción del 60% en carga operativa gracias a flujos automáticos y tableros configurables.
- 30% menos errores humanos al eliminar duplicaciones y decisiones aisladas.
- Mejora en la percepción ante clientes y reguladores, por el nivel de trazabilidad y claridad en los reportes.
- Reducción del 40% en tiempos de respuesta ante eventos o requerimientos de auditoría.
- Aumento del 70% en participación interna, porque cada área tiene acceso a su parte del sistema.
- ROI promedio en 9 meses, comprobado en múltiples organizaciones.
Sabemos que elegir un software de gestión de riesgos no es una decisión sencilla. Pero también sabemos que cuando ves Pirani en funcionamiento, las dudas desaparecen.
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También puedes probar Pirani gratis por tu propia cuenta
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