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Lo que necesitas saber sobre planes de acción

Por Deicy Pareja, en octubre 13, 2020

Planes-accion-gestion-de-riesgos

Cuando deseamos alcanzar un objetivo nuestra palanca principal para conseguirlo será contar con un plan de acción, ahí planteamos todo lo que necesitamos hacer para alcanzarlo como actividades, herramientas, recursos, etc. Lo mismo pasa cuando trabajamos en gestión de riesgo, donde nuestro propósito será prevenir, corregir o detectar eventos que generen un riesgo para la organización.

Todo riesgo dentro de la empresa es una amenaza de pérdida ya sea por una situación que se genere de manera interna (por procesos, tecnología, factores financieros, entre otros) o por causas externas. Por tanto, cuando se detectan estos eventos se deben implementar controles que ayuden a mitigarlos, es en este punto donde interviene el plan de acción.

¿Qué es un plan de acción en gestión de riesgos?

Podríamos definirlo como una estrategia compuesta por diferentes actividades con el propósito de mitigar la asociación a controles y eventos en el ciclo de vida del riesgo. En este plan se define cuál será el objetivo, en cuánto tiempo se realizará, qué recursos se necesitarán implementar y las personas responsables de ejecutarlo. 

Pueden originarse de dos formas

1. Como acción preventiva: cuando se identifica un proceso o elemento que no cuenta con un control que evite la materialización de un riesgo específico, se realizará el análisis y mitigación del riesgo a través de la creación de un control.

Pongamos un ejemplo:

Una empresa de construcción decide comprar un depósito grande para guardar toda la maquinaria pesada que tiene. Nuestra acción preventiva se enfocará en la seguridad del depósito donde estarán estos activos, por lo que las actividades dentro del plan de acción podrían consistir en implementar un sistema de vigilancia por cámaras, contratar a una empresa de seguridad, etc.

2. Como acción correctiva: cuando ya se materializa un riesgo, se implementará un plan de acción enfocado en corregir este evento.

Pongamos un ejemplo:

La empresa de construcción ha reportado un retraso en una de sus obras debido a un incumplimiento en la entrega de materiales por parte del proveedor. Podríamos corregir este evento enfocando nuestro plan de acción en contar con un stock de materiales para dos o tres meses, aumentar el número de proveedores, etc.

Las etapas de un plan de acción

Los objetivos

¿Qué se quiere conseguir? En esta etapa se plantea qué se quiere lograr con el plan de acción, a qué eventos o controles ayudarán. Este es el punto de partida para delimitar cuáles serán las actividades que ayudarán a conseguirlo.

Las acciones dentro del plan

Son todas las actividades que componen el plan de acción, estas funcionan como un proceso donde se inician con la creación del plan para después ejecutarlas y que finalmente pasen por una verificación para validar si el plan cumplió con su propósito o si se debe implementar nuevas actividades.

Una buena forma de organizar las actividades será ponerlas por orden cronológico, así se tendrá una visión más clara de los pasos que se tienen que seguir.

Los roles que se asignan

Dentro de un plan de acción pueden intervenir diferentes actores como:

  • El administrador: su rol será plasmar la ruta del plan de acción, delegar al responsable de implementar las actividades, monitorear el progreso y una vez finalizado verificar si se cumplió con el propósito del plan o de lo contrario definir qué otras acciones se deberán ejecutar.

  • El responsable del plan de acción: tiene la misión de darle seguimiento al plan y asegurarse de que cada actividad se implemente correctamente.

  • El responsable de la ejecución: cada actividad puede ser llevada a cabo por un responsable diferente, pues se encargará de concretar la acción.

Los plazos del plan

Ningún plan puede funcionar sin saber cuándo se debe de iniciar y cuándo será la fecha límite para cumplir con todas las acciones. Conocer en qué tiempo se tiene que alcanzar el objetivo enfocará a los responsables a cumplir con las actividades.

El plan de acción perfecto

Tal plan no existe, no hay una fórmula o pasos a seguir para lograr un plan perfecto, pero mientras más ensayo y error se tenga creando planes de acción será mejor ¿por qué? porque así sabremos qué acciones funcionan y cuáles no. Lo ideal es que cada plan pueda tener múltiples actividades que permitan controlar mejor los eventos o riesgos.

Cómo ejecutar un plan de acción de riesgos

Dentro del software de Pirani encontrarás el módulo de planes de acción, donde podrás crear planes que tengan tareas asignadas a personas específicas, definir una fecha de inicio o finalización, visualizar un estado de progreso que te ayudará a revisar en qué etapa se encuentra el plan y también podrás asociarlo a un proceso, riesgo, control y/o evento. ¡Descubre todo lo que puedes hacer aquí!

En conclusión

Los planes de acción nos ayudan a tangibilizar las medidas que se deben ejecutar para mitigar un posible riesgo o corregir un evento, logrando optimizar la gestión y el rendimiento de la empresa. Nos ayudan a marcar el contexto de lo que tiene que realizar y las actividades específicas que ayudarán a hacerlo realidad.

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