7 Criterios para evaluar un Software GRC en 2027

Un software GRC permite gestionar de forma integrada los riesgos, el cumplimiento y los controles de una organización. Al elegirlo, evalúa su cobertura funcional, capacidad de automatización, integraciones, trazabilidad y escalabilidad.ISO 31000 es el estándar internacional que proporciona principios y directrices para gestionar riesgos en cualquier organización. Publicado en febrero de 2018, propone integrar la identificación, el análisis, la evaluación, el tratamiento y el seguimiento de riesgos en la toma de decisiones y la gestión empresarial.

Al evaluar una plataforma GRC, considera especialmente:

• La capacidad de gestionar diferentes procesos desde un mismo lugar.
• La automatización de tareas y el seguimiento de riesgos y controles.
• La disponibilidad de información confiable para tomar decisiones.
• La posibilidad de adaptar la plataforma al crecimiento de tu organización.

¿Qué es un software GRC y por qué es importante para las organizaciones?

Un software GRC es una solución tecnológica que facilita la gestión integrada del gobierno corporativo (Governance), los riesgos (Risk) y el cumplimiento (Compliance). Permite organizar información, establecer controles, asignar responsabilidades y hacer seguimiento a los procesos que pueden afectar los objetivos de una empresa.

Su importancia está en conectar actividades que, en muchas organizaciones, se administran por separado. Cuando los equipos trabajan con archivos independientes, hojas de cálculo o herramientas que no comparten información, resulta más difícil tener una visión completa de los riesgos y conocer el estado de las acciones implementadas.

Una plataforma GRC ayuda a centralizar estos procesos y facilita la colaboración entre las áreas responsables. Así, los equipos pueden consultar información relevante, hacer seguimiento a sus actividades y entregar datos útiles para la toma de decisiones.

¿Qué procesos puede gestionar una plataforma GRC?

El alcance depende de los sistemas y capacidades de cada proveedor. Una plataforma integral puede conectar diferentes disciplinas de la gestión empresarial:

• Riesgo Operacional (ORM): permite identificar, evaluar y monitorear riesgos asociados con los procesos, las personas, los sistemas y los factores externos que pueden afectar las operaciones.
• Seguridad de la Información (ISMS): facilita la gestión de riesgos relacionados con la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información, así como el seguimiento de controles.
• Compliance: ayuda a administrar obligaciones regulatorias, políticas, controles y actividades para hacer seguimiento al cumplimiento de la organización.
• Prevención de Lavado de Activos (AML): permite gestionar procesos de prevención de lavado de activos y financiación del terrorismo, de acuerdo con las necesidades y obligaciones aplicables.
• Auditoría: facilita la planificación, ejecución y seguimiento de auditorías, hallazgos, recomendaciones y planes de acción.
• Continuidad del Negocio (BCP): permite gestionar aspectos relacionados con la preparación y respuesta ante interrupciones, buscando mantener o recuperar las actividades prioritarias.

Estos procesos están relacionados. Por ejemplo, un incidente de seguridad de la información puede afectar la continuidad de una operación, generar consecuencias regulatorias y convertirse en un hallazgo de auditoría.

¿Qué diferencia hay entre utilizar herramientas independientes y una plataforma GRC integral?

Cuando cada área utiliza una herramienta diferente para administrar sus procesos, la información puede quedar fragmentada. Esto dificulta compartir registros, relacionar riesgos, consolidar indicadores y hacer seguimiento a las acciones que involucran a varios equipos.

Una plataforma GRC integral permite trabajar con información centralizada y conectar diferentes procesos de gestión. Esto facilita la consulta de registros, la identificación de relaciones entre riesgos y la trazabilidad de las actividades realizadas.

Antes de contratar, identifica qué procesos conviene centralizar, cuáles necesitan integraciones y cómo puede complementarse la plataforma con las herramientas tecnológicas que ya utiliza tu organización.

¿Cuáles son los 7 criterios para evaluar un software GRC antes de contratarlo?

Elegir un software GRC requiere analizar más que sus funcionalidades o el precio de sus licencias. La plataforma debe responder a las necesidades actuales de la organización, facilitar el trabajo de los equipos y tener capacidad para acompañar su crecimiento.

Estos siete criterios te ayudarán a comparar proveedores y tomar una decisión con mayor información antes de definir tu presupuesto 2027.

1. Cobertura de los procesos de gestión GRC

El primer criterio es revisar qué procesos puedes gestionar desde la plataforma y si su alcance corresponde a las necesidades de tu organización.

Una empresa puede necesitar gestionar riesgos operacionales, proteger sus activos de información, monitorear obligaciones regulatorias, prevenir el lavado de activos, ejecutar auditorías y prepararse ante posibles interrupciones del negocio.

Antes de contratar, verifica qué sistemas especializados ofrece el proveedor, si permiten relacionar la información entre sí y si puedes ampliar su alcance cuando cambien las prioridades de la organización.

Qué debes evaluar: los procesos que cubre la plataforma, las funcionalidades disponibles para cada área y la posibilidad de incorporar nuevas necesidades sin tener que cambiar de proveedor.

2. Flexibilidad y adaptación a metodologías y marcos de referencia

Cada organización tiene una estructura, unos objetivos y unas obligaciones diferentes. Por eso, un software GRC debe permitir adaptar la gestión a las metodologías, los marcos de referencia y los requisitos normativos que correspondan a su sector y ubicación.

Entre las referencias internacionales que puedes considerar están ISO 31000 para la gestión de riesgos, COSO ERM para integrar los riesgos con la estrategia empresarial, ISO 27001 para la seguridad de la información, ISO 37301 para compliance e ISO 22301 para continuidad del negocio.

También puedes considerar las recomendaciones GAFI para la prevención del lavado de activos y la financiación del terrorismo, e ISO 19011 como referencia para las auditorías de sistemas de gestión.

Al comparar proveedores, revisa si el software permite configurar matrices, metodologías de evaluación, controles, indicadores y planes de acción según los criterios de tu organización.

Qué debes evaluar: la posibilidad de adaptar metodologías, configurar criterios de evaluación y gestionar los estándares y requisitos aplicables a tu operación.

3. Automatización y seguimiento de procesos

La automatización puede mejorar la eficiencia de los equipos de gestión. Cuando las actividades dependen de correos electrónicos, archivos independientes y recordatorios manuales, es más difícil mantener actualizada la información y verificar que cada responsable cumpla sus tareas.

Un software GRC debe facilitar la asignación de responsabilidades, la programación de actividades y el seguimiento de evaluaciones de riesgos, revisiones de controles, planes de acción, auditorías y actividades de cumplimiento.

También conviene revisar si permite configurar alertas, notificaciones y flujos de trabajo para que los responsables conozcan sus tareas pendientes y los plazos establecidos.

La automatización reduce actividades operativas repetitivas y permite que los equipos dediquen más tiempo al análisis de riesgos y la toma de decisiones.

Qué debes evaluar: las actividades que puedes automatizar, la asignación de responsabilidades, las alertas disponibles y la posibilidad de configurar flujos de trabajo.

4. Centralización de información y trazabilidad

La información de riesgos suele estar distribuida entre diferentes áreas, responsables y herramientas. Si no existe una forma organizada de consultarla, es más difícil conocer el estado de los controles, recuperar evidencias y reconstruir las actividades realizadas.

Por eso, revisa cómo el software administra registros, documentos, evidencias e historiales de actividades. También verifica si permite consultar quién realizó una acción, cuándo se actualizó un registro y qué cambios se hicieron.

La gestión de accesos es otro aspecto importante. La plataforma debe permitir definir quién puede consultar, modificar o administrar la información, de acuerdo con las responsabilidades de cada usuario.

Qué debes evaluar: la centralización de información, la conservación de evidencias, el historial de cambios y la administración de permisos.

5. Reportes e indicadores para tomar decisiones

Una plataforma GRC debe facilitar la interpretación de los datos y convertirlos en información útil para quienes toman decisiones. No basta con almacenar registros de riesgos, controles o actividades: es necesario conocer su estado e identificar dónde se requiere atención.

Los dashboards, las matrices de riesgos, los mapas de calor y los reportes configurables permiten consultar información de diferentes procesos y comprender mejor la situación de la organización.

También es importante que los indicadores respondan a las necesidades de cada área. Un responsable de riesgos operacionales puede necesitar información sobre eventos e incidentes, mientras que un oficial de cumplimiento requiere hacer seguimiento a obligaciones y controles. La alta dirección necesita una visión consolidada de los asuntos que pueden afectar los objetivos del negocio.

Qué debes evaluar: la configuración de dashboards, los indicadores por proceso, la generación de reportes y la disponibilidad de información para diferentes niveles de la organización.

6. Integraciones y capacidad de conexión con otras herramientas

Antes de contratar un software GRC, revisa cómo se conecta con las herramientas que ya utiliza tu organización. La capacidad de integración influye en la disponibilidad de información y en el trabajo de los diferentes equipos.

Una plataforma que permite intercambiar información con otros sistemas puede reducir la duplicidad de registros y facilitar actividades que dependen de varias aplicaciones.

Entre las integraciones que puedes considerar están las herramientas corporativas de autenticación, los servicios de almacenamiento documental y las plataformas de análisis y visualización de datos, como Power BI, Tableau o Qlik.

También debes evaluar la disponibilidad de API, las integraciones nativas y las condiciones de seguridad de las conexiones.

Qué debes evaluar: la compatibilidad con tus herramientas actuales, las integraciones disponibles, los mecanismos de intercambio de información y las condiciones de seguridad.

7. Escalabilidad, implementación y acompañamiento del proveedor

Un software GRC debe responder a las necesidades actuales de la organización y tener capacidad para adaptarse a sus cambios. A medida que una empresa crece, puede incorporar nuevas áreas, usuarios, procesos, obligaciones regulatorias y metodologías de gestión.

Por eso, revisa si la plataforma permite ampliar su alcance sin tener que implementar una solución completamente diferente. También es importante conocer su modelo de licenciamiento y las condiciones para incorporar nuevos sistemas y usuarios.

La implementación merece atención: pregunta cuánto tiempo puede tomar, qué información necesitas preparar y cómo se realiza la migración de datos. Finalmente, evalúa la capacitación, el soporte técnico y el acompañamiento especializado que ofrece el proveedor.

Qué debes evaluar: las posibilidades de crecimiento, las condiciones de licenciamiento, la metodología de implementación, la capacitación y el soporte.

¿Qué estándares y marcos de referencia debes considerar al elegir un software GRC?

Al evaluar un software GRC, revisa si sus funcionalidades permiten trabajar con los estándares y marcos de referencia que utiliza tu organización. Estas metodologías ofrecen criterios para gestionar riesgos, seguridad de la información, cumplimiento, continuidad y auditoría.

Entre las principales referencias están:

No todas las organizaciones necesitan aplicar los mismos estándares. La selección depende de su sector, ubicación, operación y obligaciones regulatorias.

Por eso, identifica cuáles corresponden a tu organización y comprueba si el software permite adaptar sus metodologías, controles, evaluaciones y evidencias.

Ten presente que utilizar una plataforma alineada con estos marcos no garantiza por sí mismo el cumplimiento normativo ni una certificación. La tecnología facilita la gestión; la implementación depende de los procesos y responsabilidades de cada organización.

¿Qué debes incluir en el presupuesto de un software GRC para 2027?

El precio de un software GRC no se limita al valor de las licencias. Para calcular cuánto debes invertir, considera los costos asociados con la implementación, configuración, integraciones, capacitación y soporte.

Licencias, módulos y usuarios

Consulta cómo funciona el modelo de licenciamiento del proveedor. Revisa el número de usuarios, los sistemas incluidos, los permisos disponibles y las condiciones para ampliar la solución.

También identifica qué procesos necesitas gestionar desde el inicio y cuáles podrías incorporar posteriormente. Esto te ayudará a definir un presupuesto acorde con las prioridades de cada área.

Implementación, configuración y migración

La puesta en marcha puede requerir actividades de configuración, adaptación de metodologías, organización de datos y migración de información desde otras herramientas.

Pregunta qué incluye el servicio de implementación, cuánto tiempo puede tomar y qué recursos de tu equipo necesitarás durante el proceso.

Integraciones, soporte y capacitación

Considera los costos de conectar el software con otras aplicaciones, capacitar a los usuarios y recibir acompañamiento técnico.

Verifica qué servicios están incluidos en el contrato y cuáles tienen un costo adicional. Esta información te permitirá calcular mejor la inversión inicial y los gastos recurrentes.

¿Cómo evaluar el retorno de inversión de una plataforma GRC?

Para estimar el retorno de inversión (ROI), compara los costos de la solución con los beneficios que puede generar en la operación.

Considera el tiempo que los equipos pueden ahorrar al automatizar actividades, reducir registros duplicados, centralizar evidencias y preparar reportes. También evalúa la mejora en el seguimiento de riesgos, la disponibilidad de información y la capacidad de responder ante situaciones que puedan afectar el negocio.

Define indicadores antes de implementar el software y utiliza esos datos para evaluar su aporte a la organización. Así podrás comparar los resultados con la inversión realizada.

Checklist: ¿qué debes preguntar antes de contratar un software GRC?

Antes de tomar una decisión, utiliza estas preguntas para comparar proveedores y verificar si responden a las necesidades de tu organización:

• ¿Permite gestionar los diferentes procesos GRC que necesita mi organización?
• ¿Se adapta a las metodologías y estándares que debemos aplicar?
• ¿Automatiza actividades y facilita el seguimiento de responsables y tareas?
• ¿Centraliza la información y conserva la trazabilidad de los procesos?
• ¿Ofrece reportes e indicadores útiles para tomar decisiones?
• ¿Se integra con las herramientas tecnológicas que ya utilizamos?
• ¿Tiene capacidad de crecimiento y ofrece acompañamiento durante la implementación y operación?

Las respuestas te ayudarán a identificar qué proveedor ofrece una solución más adecuada, qué capacidades debes priorizar y qué aspectos necesitas negociar antes de asignar el presupuesto.

Preguntas frecuentes sobre software GRC

¿Qué es un software GRC?

Un software GRC es una plataforma tecnológica que facilita la gestión integrada del gobierno corporativo, los riesgos y el cumplimiento. Permite administrar procesos, controles, responsabilidades y evidencias para mejorar la supervisión y la toma de decisiones.

¿Qué debe tener un buen software GRC?

Debe permitir gestionar diferentes procesos de riesgos y cumplimiento, automatizar actividades, centralizar información, generar reportes, integrarse con otras herramientas y adaptarse a las necesidades de la organización.

¿Cuánto cuesta implementar un software GRC?

El costo depende del modelo de licenciamiento, los sistemas contratados, el número de usuarios, la implementación, las integraciones, la migración de información y el soporte. Para calcular la inversión, solicita una propuesta que detalle los costos iniciales y recurrentes.

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