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¿Qué es un plan de acción?

by Deicy Pareja, on octubre 13, 2020

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Un plan de acción es una hoja de ruta que traza la planificación de una organización para gestionar y controlar tareas con el fin de cumplir con los objetivos de un proyecto o negocio. Es una guía para definir las metas, fijar plazos y calcular recursos para planificar de forma correcta, optimizar la gestión y mejorar el rendimiento de la empresa.

Además traza las 5 w’s questions: qué, cómo, cuándo, dónde y con quién se realizarán las acciones que se implementarán en la organización para cumplir con los objetivos de una manera ordenada y comprometida, asignando responsables, tiempo y recursos.

El plan de acción incluye un análisis de la situación actual de la organización o el proyecto, define los objetivos, traza una ruta de actividades para alcanzarlos, lo que incluye acciones, tareas y estrategias. Esta hoja de ruta además es un instrumento para evaluar de forma continua la situación de la compañía y saber si se está alejando o acercando a los objetivos planteados.

Un plan de acción bien trabajado muestra la estructura de la organización, la situación actual y los riesgos a los que estaría expuesta la empresa, sin dejar pasar por alto detalles o información para saber qué hacer y qué no. También ayuda a ahorrar tiempo y recursos tanto económicos como capital humano y a incrementar las oportunidades de hacer lo correcto para la organización.

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Plan para mitigar riesgos 

En el plan de acción se definen objetivos, programas, misiones, responsables y presupuestos no solo para gestionar proyectos sino también para ejecutar procesos de conocimiento del riesgo, reducción del riesgo y manejo de riesgos de una organización. 

En ese sentido, el plan debe ser completo, claro y estar al día con la actual estructura de la empresa para incluir la información detallada de cada una de las áreas de la compañía para analizar de manera inteligente los riesgos, su impacto y consecuencias en caso de que se llegasen a presentar y priorizarlos para gestionarlos, según la afectación que causarían.

Al momento de analizar ese plan, los gestores de riesgos deben preguntarse: ¿estamos cumpliendo con las estrategias?, ¿se está haciendo lo que se trazó en el plan?, ¿se está haciendo de forma correcta?, ¿el plan sirve para mitigar o evitar los riesgos?

Para trazar un plan de acción se debe hacer la lista de riesgos, para ello, los gestores deben identificar las amenazas que podrían impedir el cumplimiento de metas y objetivos. Una vez se identifiquen esos riesgos, se debe hacer un inventario de los mismos y describir cada uno para analizar sus impactos para clasificarlos y establecer el nivel de riesgo; así como las acciones que se van a implementar.

Ejemplo:

RIESGO  ACCIÓN /ACTIVIDAD RESPONSABLE  FECHA 
La maquinaria de la empresa está vieja y podría tener fallas técnicas Mantenimiento periódico Director de mantenimiento Los 10 de cada mes
Posible corrupción dentro de la organización control y auditoría interna Comité de RiesgosAlta dirección Los 2 de cada mes 


Este debe ser un trabajo continuo, se deben evaluar los resultados periódicamente, no se trata simplemente de trazar la ruta en el papel, sino de ejecutarla y mantenerla en el tiempo, analizarla y actualizarla porque el interior de la organización cambia, así como el entorno, los consumidores y los competidores.

Un plan de acción es muy útil para tener control y evitar amenazas que pondrían en riesgo los objetivos de la organización, además para coordinar y comprometer a los miembros de la compañía.

Lo invitamos a conocer Pirani Planning, una herramienta que ofrecemos a las organizaciones para la gestión y control de actividades o tareas y que permite optimizar la gestión de proyectos al reducir tiempos y esfuerzos para el logro de los objetivos.

Topics:Gestión de RiesgoGobierno, Riesgo y Cumplimiento (GRC)

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