Informes de la nueva Circular Externa de Supersociedades de Colombia

El 11 de septiembre de 2023, la Superintendencia de Sociedades de Colombia expidió la Circular Externa N° 100 - 000003 en la que, por un lado, se crea el Informe 75, que integra los Informes 50 de prevención del riesgo LAFT y 52 del programa de transparencia y ética empresarial, y por otro lado, se indican los parámetros y requerimientos para la presentación del Informe 58 sobre oficiales de cumplimiento y el Informe 42 sobre prácticas empresariales.

En este artículo te contamos más detalles sobre estos tres informes, qué empresas están obligadas a presentarlos y las fechas para hacerlo.

Requerimientos Informe 42 - Prácticas empresariales

De acuerdo con lo establecido en esta Circular Externa, los sujetos obligados que están vigilados o controlados por la Superintendencia de Sociedades deben diligenciar y remitir el Informe 42 - Prácticas empresariales. 

Los plazos para el envío de este informe dependen de los dos últimos dígitos del NIT del sujeto obligado, sin tener en cuenta el número de verificación:

El diligenciamiento, contenido y fidelidad del Informe 42 - Prácticas empresariales recae sobre los administradores de los sujetos obligados, aun así, los oficiales de cumplimiento, revisores fiscales y contadores deben estar al tanto de este. 

Creación Informe 75 - SAGRILAFT y PTEE

Este informe integra los informes 50 y 52, relacionados con la prevención del riesgo LAFT y el programa de transparencia y ética empresarial. 

Según lo establecido por la Circular, deben presentar este Informe 75 los sujetos obligados que deben cumplir con lo dispuesto en los Capítulos X y XIII de la Circular Básica Jurídica. 

Los plazos para la remisión de este Informe 75 - SAGRILAFT y PTEE también dependen de los dos últimos dígitos del NIT del sujeto obligado, sin tener en cuenta el número de verificación:

Adicionalmente, la presentación de este Informe 75 para el corte al 31 de diciembre de 2022, deberá hacerse en los siguientes plazos: Según manifestó el Superintendente de Sociedades, Billy Escobar Pérez, la integración de los informes 50 y 52, ayuda a optimizar la labor de las áreas de cumplimiento y directivas y fortalece el rol de supervisión al poder conocer cómo se comportan las empresas respecto a sus deberes en la prevención de riesgos de lavado de activos, financiación del terrorismo, corrupción y soborno transnacional. 

Requerimientos Informe 58 - Oficiales de Cumplimiento

Esta Circular Externa indica que los sujetos obligados a presentar el Informe 58 - Oficiales de Cumplimiento son aquellos que deben tener un oficial de cumplimiento SAGRILAFT según lo dispuesto en el Capítulo X de la Circular Básica Jurídica o un oficial de cumplimiento PTEE de acuerdo a lo dispuesto en el Capítulo XIII de la misma circular. 

El plazo para el envío de este informe es dentro de los 15 días hábiles siguientes al nombramiento o cambio del oficial de cumplimiento, además, la fecha de este informe debe corresponder a la fecha del acta en la que el máximo órgano social de la entidad nombra al oficial de cumplimiento. 

Por otra parte, con este Informe 58 - Oficiales de Cumplimiento se deben presentar algunos documentos adicionales, por ejemplo:

• Hoja de vida del oficial de cumplimiento SAGRILAFT o PTEE.
• Certificación del cumplimiento de los requisitos para ser nombrado oficial de cumplimiento SAGRILAFT o PTEE.
• Una copia del documento que dé cuenta del registro del oficial de cumplimiento SAGRILAFT ante el SIREL administrado por la UIAF.
• Copia del acta de la junta directiva o máximo órgano social en la que conste la designación del oficial de cumplimiento SAGRILAFT o PTEE.
• Documento que acredite el conocimiento en materia de administración del riesgo LAJFT o riesgo LAJFT/FPADM a través de especialización, cursos, diplomados, seminarios, congresos o cualquier otra similar.  
• Certificado de la verificación de inhabilidades e incompatibilidades del oficial de cumplimiento suscrito por el representante legal SAGRILAFT o PTEE.

El envío de estos documentos adicionales es necesario para dar validez a la presentación del Informe 58 - Oficiales de Cumplimiento. 

Por último, tanto este informe como los Informes 42 y 75 deben ser diligenciados a través del aplicativo STORM USER, que debe descargarse por medio del sitio web de la Superintendencia de Sociedades de Colombia.