Importancia de tener un programa de transparencia y ética empresarial

Un programa de transparencia y ética empresarial, conocido como PTEE, sirve para que los empleados, administradores, accionistas y contratistas de una organización actúen de forma diligente en la gestión de los riesgos de corrupción y soborno transnacional. 

A continuación te contamos más sobre este programa de cumplimiento, qué información debería incluir y recomendaciones a tener en cuenta.

Programa de transparencia y ética empresarial - PTEE

Este programa recoge la política de cumplimiento y procedimientos específicos del oficial de cumplimiento para la prevención, identificación, detección, gestión y mitigación de los riesgos de corrupción y soborno transnacional que pueden afectar a una organización. 

El riesgo de corrupción es “la posibilidad de que por acción u omisión se desvíen los intereses de una entidad o se afecte el patrimonio público para obtener un beneficio particular”. 

Y el riesgo de soborno transnacional tiene que ver con la posibilidad de que una persona jurídica por medio de uno o varios de sus empleados, contratistas, administradores o asociados dé, ofrezca o prometa a un servidor público extranjero sumas de dinero, objetos de valor o cualquier otro beneficio o utilidad a cambio de que este realice, omita o retarde cualquier acción relacionada con sus funciones y en relación con un negocio o transacción internacional. 

Teniendo en cuenta estos riesgos, es importante que todas las empresas, independientemente de que estén obligadas o no por los entes de control de cada país, desarrollen un programa de transparencia y ética empresarial (PTEE) porque, entre otras ventajas, les va a permitir garantizar su continuidad y sostenibilidad, generar relaciones de confianza con los grupos de interés y proteger a la organización frente a situaciones que afecten su capital reputacional.

Información para un programa de transparencia y ética empresarial

Si bien cada empresa debe desarrollar su PTEE, no existe un modelo único, de acuerdo con Pablo Camacho, auditor regional de riesgos en Grupo Promerica de Costa Rica, este programa debe tener un manual con los principales lineamientos para evitar violaciones al marco anticorrupción, además, los procedimientos establecidos para promover un comportamiento ético entre los miembros de la organización. 

Entre otros, un manual del programa de transparencia y ética empresarial debería incluir:

• Evaluación del riesgo y matrices de riesgo.

• Asignación de competencias, funciones y responsabilidades a los encargados de la implementación, gestión y vigilancia del sistema.

• Compilación de las normas internas sobre prevención y mitigación de los riesgos de corrupción y soborno transnacional, además, los principios y valores éticos establecidos por la empresa para llevar a cabo sus negocios de forma ética, transparente y honesta.

• Desarrollo de protocolos de relación con todas las contrapartes, entre ellos clientes, proveedores, competidores, accionistas, empresas integrantes de consorcios, empresas conjuntas y otros representantes.

• Secciones para normar la entrega o recepción de obsequios o beneficios a terceros, remuneraciones y pago de comisiones a trabajadores y contratistas, gastos relacionados con alimentación, hospedaje y viajes, contribuciones electorales, donaciones y patrocinios.

Recomendaciones para elaborar un programa de transparencia y ética empresarial

Además de tener en cuenta la información anterior, a la hora de desarrollar un PTEE, es importante:

• Contar con el compromiso y respaldo de la alta dirección, de esta forma se puede garantizar tener los recursos humanos, económicos y tecnológicos necesarios para su adecuada implementación y funcionamiento. 

• Tener siempre presente la actividad principal de la empresa o negocio, los productos y servicios ofrecidos, a quiénes y a través de qué canales. 

• Garantizar la implementación de canales apropiados que permitan a cualquier persona que tenga relación con la empresa informar de manera confidencial sobre posibles incumplimientos del programa o actividades sospechosas de corrupción o soborno transnacional.
  Es fundamental mantener el anonimato de los denunciantes, además, se podrían ofrecer incentivos por información de valor que permita conocer conductas de corrupción, fraude y soborno. 

• Tener programas de capacitación y concientización sobre la prevención y gestión de los riesgos para todos los grupos de interés de la organización. Todos deben conocer las políticas anticorrupción establecidas. 

• Revisar el programa de forma periódica, mínimo una vez al año, y si hay algún cambio en la actividad de la empresa, modificarlo y actualizarlo. 

Finalmente, no está de más contar con el apoyo de una herramienta tecnológica como nuestro sistema de cumplimiento normativo, que permite a las empresas dar cumplimiento a todas las regulaciones externas e internas que le son aplicables, entre estas, el programa de transparencia y ética empresarial para prevenir los delitos de corrupción y soborno transnacional. Conoce más y crea tu cuenta gratis.