¿Qué papel tiene el oficial de cumplimiento en SAGRILAFT?

En la implementación y ejecución del Sistema de Autocontrol de Gestión del Riesgo Integral de Lavado de Activos y Financiamiento del Terrorismo, SAGRILAFT, el oficial de cumplimiento designado por la empresa obligada tiene un papel fundamental, pues entre sus funciones está velar para que este sistema se cumpla de manera efectiva, eficiente y oportuna. 

En este artículo te contamos cuáles son los requisitos que debe cumplir la persona elegida para desempeñar este rol y cuáles son las principales funciones que tiene a su cargo, según lo establecido por la Superintendencia de Sociedades de Colombia en el Capítulo X de la Circular Básica Jurídica.

Requisitos para ser designado oficial de cumplimiento

Las empresas obligadas a implementar SAGRILAFT, sistema clave para evitar ser utilizadas en el desarrollo de actividades delictivas como el lavado de dinero y la financiación del terrorismo, deben contar con la figura del oficial de cumplimiento, es decir, con un profesional capacitado y con experiencia en la administración de riesgos LAFT. 

De acuerdo con la Supersociedades, la junta directiva o el máximo órgano social de la empresa es el responsable de designar a la persona que desempeñará este rol. 

¿Qué debe tener el oficial de cumplimiento para ser elegido?

1. Tener un título profesional y acreditar experiencia mínima de seis meses en cargos relacionados con la administración de SAGRILAFT.
   
   
2. Acreditar conocimiento en gestión de riesgos LAFT por medio de especializaciones, cursos, diplomados, seminarios u otros programas académicos. 
   
   
3. Estar en la capacidad de tomar decisiones para la gestión del riesgo LAFT / FPADM y tener comunicación directa con la junta directiva o máximo órgano social de la empresa.
   
   
4. Contar con el apoyo de un equipo de trabajo humano y técnico, según el riesgo  LAFT / FPADM y el tamaño de la empresa obligada.
   
   
5. No puede pertenecer a la administración, los órganos sociales, ni de auditoría o control interno o externo. 
   
   
6. No puede desempeñarse como oficial de cumplimiento en más de diez empresas obligadas.
   
   
7. Si la persona no está vinculada laboralmente a la empresa, como persona natural debe demostrar que sus actividades profesionales cumplen con las medidas mínimas de debida diligencia. 

Principales funciones del oficial de cumplimiento en SAGRILAFT

En general, el oficial de cumplimiento designado tiene como función participar de forma activa en el diseño, dirección, implementación, auditoría, verificación del cumplimiento y monitoreo del SAGRILAFT, en otras palabras, debe estar al tanto de todo lo que sucede en cada uno de los elementos y etapas que conforman este sistema de prevención de riesgos LAFT.

Sumado a esto, según lo establecido por la Supersociedades, las funciones mínimas que le corresponden al oficial de cumplimiento de la empresa son:

1. Velar para que se cumpla el SAGRILAFT de manera efectiva, eficiente y oportuna. 
   
   
2. Presentar, mínimo una vez al año, informes a la junta directiva o máximo órgano social. Estos reportes deben contener la evaluación y análisis sobre la eficiencia y efectividad del SAGRILAFT y, si es necesario, proponer las mejoras. 
   
   
3. Promover la adopción de correctivos y actualizaciones del SAGRILAFT cuando sea necesario y por lo menos una vez cada dos años. 
   
   
4. Coordinar y desarrollar los programas internos de capacitación.
   
   
5. Evaluar los informes presentados por la auditoría interna y por el revisor fiscal o la auditoría externa y si es el caso adoptar medidas razonables frente a las deficiencias informadas.
   
   
6. Certificar ante la Superintendencia de Sociedades el cumplimiento de lo establecido en el Capítulo X de la Circular Básica Jurídica. 
   
   
7. Verificar el cumplimiento de los procesos de debida diligencia y debida diligencia intensificada.
   
   
8. Velar por el archivo de los soportes documentales y demás información clave sobre la gestión y prevención del riesgo LAFT / FPADM.
   
   
9. Diseñar las metodologías de clasificación, identificación, medición y control del riesgo  LAFT / FPADM.
   
   
10. Realizar el reporte de operaciones sospechosas (ROS) a la Unidad de Información y Análisis Financiero (UIAF) y cualquier otro reporte o informe exigido por las disposiciones vigentes.

Para reportar ante la UIAF, el oficial de cumplimiento debe hacerlo a través del SIREL y para ingresar a este sistema debe solicitar a la UIAF su usuario y contraseña.

Como ves, el oficial de cumplimiento tiene un papel fundamental en la implementación y ejecución del SAGRILAFT, por eso, para que ejerza a cabalidad todas las funciones y garantice el adecuado funcionamiento del sistema, evitando así posibles investigaciones y sanciones, la empresa obligada debe designar a una persona idónea y con las capacidades requeridas para asumir este cargo.

No necesariamente tiene que ser una persona vinculada a la empresa, el oficial de cumplimiento puede ser una persona externa a esta pero que garantice el cumplimiento oportuno de todas sus funciones. 

Finalmente, es importante resaltar que para que el oficial de cumplimiento pueda llevar a cabo la implementación, auditoría y cumplimiento del SAGRILAFT, la empresa debe brindarle un apoyo efectivo y todos los recursos necesarios (humanos, físicos, financieros y técnicos). 

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