Gestionar riesgos exige orden, colaboración y, sobre todo, una trazabilidad impecable. Cuando tus políticas, manuales y procedimientos viven en carpetas aisladas o en correos electrónicos, el caos está garantizado: las versiones se pierden, las aprobaciones no quedan claras y enfrentarse a una auditoría se convierte en un dolor de cabeza.
Para aliviar esta carga, Pirani incorpora un gestor documental nativo. Nuestro objetivo es que dejes de tratar los documentos como archivos sueltos y comiences a conectarlos estratégicamente con tus procesos, controles, riesgos y responsables. Todo desde un solo lugar.
Un ciclo de vida diseñado para el control
Ya sea que decidas crear un documento desde cero o utilizar una plantilla, el gestor documental de Pirani te guía a través de un flujo lógico y estructurado. Desde el inicio puedes definir el propietario, la periodicidad de revisión y los procesos asociados.
Para mantener la trazabilidad exacta de cada versión, el documento transita por tres estados clave:
- Borrador: El espacio de edición donde construyes el contenido (puedes copiar, pegar y ajustar en línea).
- En aprobación: El sistema notifica a los validadores. Puedes ver en tiempo real quién ya aceptó, quién falta y enviar recordatorios automáticos (que aplican siempre a la versión actual).
- Publicado: El documento oficial queda disponible, registrando un historial inalterable de comentarios, cambios y aprobaciones.
Plantillas precargadas: Olvídate de la hoja en blanco
No tienes que redactar tus políticas desde cero. Pirani te ofrece plantillas precargadas que se actualizan semana a semana según las normativas y exigencias de cada país.
El cuerpo del documento ya viene estructurado; tú solo ajustas los campos necesarios para tu organización, lo envías a aprobación y lo comunicas a los interesados. Todo es 100% editable para adaptarse a tu realidad.
Copilot: Inteligencia Artificial en tu editor
Redactar documentos técnicos toma tiempo. Por eso, integramos a Copilot directamente en nuestro gestor documental. Este asistente de inteligencia artificial te permite modificar tus textos de forma práctica y segura.
Con solo seleccionar un fragmento en estado de borrador, Copilot puede:
- Simplificar párrafos extensos para facilitar la lectura.
- Mejorar el tono para que suene más directo y profesional.
- Traducir el contenido a otros idiomas.
- Sustituir el texto original con la nueva versión en un solo clic.
Caracterización de procesos: El mapa vivo de tu operación
Una de las grandes novedades del módulo es la caracterización de procesos. Esta función añade una hoja de ruta dentro de cada proceso para darte el contexto necesario y fortalecer tu gestión.
Al caracterizar un proceso logras:
- Entender la operación a fondo e identificar riesgos y controles ocultos.
- Vincular de forma directa los documentos guía (siempre que estén publicados, garantizando versiones estables).
- Visualizar en una sola pantalla al responsable, la frecuencia de revisión, la fecha de vencimiento y las evidencias asociadas.
El respaldo perfecto para tus auditorías
Si tu organización busca alinearse con estándares internacionales como la ISO 9001, sabes que el control documental, el seguimiento y las evidencias son innegociables.
La trazabilidad que te ofrece Pirani es tu mejor defensa en una auditoría. El sistema conserva el historial de versionamiento, las bitácoras de cambios y las comunicaciones enviadas. Tienes en tus manos la capacidad de demostrar rápidamente qué cambió, cuándo y por qué.
Comienza a centralizar tu información hoy mismo
El gestor documental está diseñado para adaptarse a tu escenario:
- Si ya cuentas con nuestro sistema de Compliance, el módulo está listo para usarse.
- Si manejas otros sistemas, puedes adquirirlo fácilmente como un Add-on.
- Si tienes una cuenta gratuita, explora las funcionalidades sin riesgo desde nuestro Sandbox (sala de pruebas).
La gestión de documentos deja de ser una carga operativa cuando la conectas directamente con tu ecosistema de riesgos. Automatiza tus versiones, reduce los errores humanos y toma el control de tus procesos.
