Actualización masiva de controles

La actualización masiva de controles es una actualización diseñada para optimizar el tiempo y la eficiencia en la gestión de riesgos y controles dentro de una organización.

¿Qué es y para qué sirve la actualización masiva de controles?

La actualización masiva de controles es un proceso que permite realizar ediciones simultáneas sobre múltiples registros o efectuar migraciones a gran escala mediante el módulo de importación masiva. Esta herramienta es especialmente útil para:

• Mantenimiento continuo del sistema de gestión de riesgos.
• Implementación de controles nuevos en el sistema.
• Ajustes derivados de revisiones periódicas, facilitando el proceso de actualización de información de manera eficiente.

Beneficios para tu organización

La actualización masiva de controles ofrece una serie de beneficios para las organizaciones que buscan mejorar su eficiencia y precisión en la gestión de riesgos:

• Reducción de tiempo y esfuerzo: Actualizar múltiples registros de forma simultánea, evitando la necesidad de hacer cambios manuales uno por uno.
• Mejora en la precisión de los datos: Al automatizar el proceso, se reduce la posibilidad de errores humanos, garantizando que los datos sean consistentes y fiables.
• Escalabilidad: Facilita el proceso de actualización masiva de controles, especialmente útil cuando se implementan nuevos controles o se realizan ajustes en el sistema.
• Mayor control y trazabilidad: Cada importación queda registrada y se puede verificar fácilmente el estado de los controles y su asociación con otros elementos dentro del sistema.
  
  

Ventajas para tu organización

Las ventajas más destacadas  son:

• Agilidad operativa: Permite realizar ediciones rápidas en grandes volúmenes de datos, acelerando los tiempos de respuesta.
• Flexibilidad: Puedes actualizar controles de una sola entidad o asociarlos con entidades relacionadas, como los riesgos, de manera sencilla.
• Optimización de recursos: Al reducir la intervención manual, el equipo puede centrarse en tareas de mayor valor estratégico.
• Cumplimiento y auditoría: Facilita la trazabilidad de todas las modificaciones y actualizaciones, lo cual es clave para cumplir con los estándares y auditorías internas o externas.

¿Qué resolvemos?

Resuelve varios desafíos comunes en la gestión de riesgos:

• Optimización de tiempo: Reduciendo significativamente el tiempo invertido en la edición manual de múltiples registros de controles.
• Errores humanos: Minimiza los errores derivados de la actualización manual, lo que mejora la precisión de los datos en el sistema.
• Escalabilidad: Facilita la actualización de registros masivos, ideal para organizaciones con múltiples controles y riesgos asociados.
• Automatización del proceso: Permite realizar cambios en lotes o migraciones de datos de forma sencilla y controlada.

¿Cómo funciona la actualización masiva de controles?

Acceso al módulo de importación: Hay dos formas principales de acceder al módulo de importación.

• Ingresa al módulo.
• Haz clic en los tres puntos (menú contextual).
• Selecciona la opción “Importar”. Esto te redirigirá directamente al módulo de importación.

• Ingresa al sistema de gestión.
• Selecciona la opción “Importación”.

Proceso de actualización

Una vez dentro del módulo de importación, tienes dos métodos para actualizar controles:

1. Selecciona la entidad  “Controles”.
2. En la opción ¿Qué deseas hacer con esta entidad?, selecciona “Actualizar registros desde archivo”
   
3. Asegúrate de incluir el campo obligatorio "referenceCode", que es el identificador único del control.
   
4. *Importante:  Los campos vacíos en el archivo no afectarán los datos existentes.
   
5. Carga del archivo:

• Carga el archivo .csv siguiendo las buenas prácticas recomendadas.
• Haz clic en "Siguiente" para mapear los campos del archivo con los del sistema.
• Selecciona “Cargar”.
• Finalmente, haz clic en “Refrescar” para visualizar los controles actualizados.

1. Selecciona “Riesgos” como entidad principal.
2. Haz clic en “Siguiente” para visualizar la estructura de asociación. 
3. En el menú de la derecha, en la opción ¿Qué deseas hacer con esta entidad?, selecciona “Usar registros existentes”.
   
4. Identifica la identidad "Controles" y selecciónala.
5. En "Controles", selecciona "Actualizar registros desde archivo" para habilitar la carga.
   

• referenceCode: Identificador único del control.
• parentReferenceCode: Identificador del riesgo al que está asociado el control. 

Carga del archivo:

• Carga el archivo .csv correspondiente.
• Haz clic en “Siguiente” para mapear los campos.
• Luego selecciona “Cargar”.
• Finalmente, haz clic en “Refrescar” para verificar que los controles fueron correctamente actualizados y asociados.
  

¿Ya estás utilizando la actualización de controles?

Descubre aquí cómo actualizar tus controles en nuestros módulos del Help Center.

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