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Crea tu propia lista de chequeo para gestionar el riesgo operativo

by Juan Pablo Calle, on octubre 20, 2020

h_gestion_de_riesgos_1Las herramientas para gestionar el riesgo operativo sistematizan el proceso y les facilitan el análisis a los gestores. Las listas de chequeo son un ejemplo de ello. Aprende cómo hacerlas.

Los inicios siempre son difíciles: aprender a caminar, a leer, a nadar, a manejar. Pero, una vez se domina la técnica, los métodos y las acciones que deben realizarse, el proceso se vuelve cada vez más sencillo, casi automático.

En la gestión de riesgos sucede de la misma forma. Al principio es posible que como gestor te encuentres abrumado por la cantidad de información y no sepas por dónde comenzar. Pues bien, una de las maneras más sencillas y eficaces para empezar a gestionar el riesgo es elaborando un plan de riesgo y una lista de chequeo, herramientas claves de gestión para cualquier proyecto.

A través de esta se sistematiza el análisis preestableciendo unos criterios que deben cumplirse. Así, a partir de estimaciones y de experiencias del pasado, puedes determinar si un riesgo específico puede llegar a ocurrir.   

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¿Cómo se usa y por qué es importante hacer una lista de chequeo para gestionar el riesgo operativo?

Las listas de chequeo se usan en grupos de inspección o en auditorías internas para identificar aspectos críticos de un proceso. También son utilizadas como complemento de otros métodos más complejos para gestionar el riesgo operativo, especialmente en algunos requerimientos del análisis “what if”.  

Incluso en los análisis de causa raíz se utiliza una lista gráfica de chequeo. De esa forma se identifican las causas que generan un problema o un defecto recurrente.

Además de las anteriores, existen muchas razones por las cuales es conveniente incorporar una lista de chequeo al manejo de los riesgos operativos. A continuación te mostramos algunas de estas:

  • Permite plantear una estrategia sistemática basada en datos históricos de la empresa.
  • Puede emplearse para refinar análisis más detallados, como por ejemplo análisis de causa raíz.
  • Es posible aplicarlas a cualquier actividad o proceso.
  • Mejora la cultura de riesgo en la organización.
  • Es fácil de llevar a cabo, ya que puede ser realizada por cualquier persona de la compañía que esté capacitada para entender las preguntas de la lista, sin requerir la supervisión de un experto en gestión de riesgos.
  • Facilita el proceso de auditorías internas optimizando el tiempo de entrevistas y documentación.
  • Genera listas cualitativas para corregir posibles errores o fallos.

Aunque pueden enriquecer el análisis y ayudar a identificar las amenazas, las listas de chequeo para gestionar el riesgo también tienen sus limitaciones.

En primer lugar, cuando son usadas como un único método, es probable que no logren identificar algunos problemas potenciales. Como están basadas en asuntos concretos, si no se direccionan hacia áreas claves de la compañía o a problemas críticos, es posible que pasen por alto ciertas debilidades que deben ser atendidas.

En segundo lugar, las listas de chequeo solo ofrecen información cualitativa. Este análisis simplificado puede servir para gestionar el riesgo en áreas específicas de la compañía, pero, si se requiere una evaluación integral, es conveniente que se utilice como complemento de algún recurso que incorpore cuantificación al análisis, por ejemplo, un software como Pirani Riskment Suite, que puedes comenzar a usar gratis aquí. 

¿Cómo hacer una lista de chequeo para gestionar el riesgo operativo?

Para elaborar una lista de chequeo, debes tener en cuenta una serie de criterios que te ayudarán a formular las preguntas pertinentes y a abordar los asuntos más importantes. Aquí te explicaremos cuáles son y al final podrás descargar una guía para que hagas tu lista de chequeo según las necesidades de tu empresa o proyecto.

  • Define los focos de riesgo, ya sean de seguridad, ambientales, económicos y todo lo que pueda afectar el desarrollo de tu organización.
  • Divide los aspectos del proyecto: actividades, personal, tiempos de entrega, presupuesto y procesos.
  • Recoge o crea listas de chequeo para cada uno de los problemas. Formula diferentes preguntas relacionadas con el tipo de problemas potenciales que quieres analizar.
  • Responde a las preguntas formuladas en la lista de chequeo. Designa un equipo guiado o compuesto por expertos para responder cada uno de los ítems de la lista. Al final del proceso, incluye recomendaciones para mejorar o mitigar los riesgos que parezcan inminentes o probables.
  • Usa los resultados para tomar decisiones. Evalúa las recomendaciones incluidas en el análisis e implementa aquellas que traerán más beneficios que costos. Asigna responsables para cada riesgo y haz un monitoreo del proceso.

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