Escuela de Gestión de Riesgos

Cómo recolectar y construir una base de datos de eventos

Por Escuela de Gestión de Riesgos el 18 de noviembre de 2024

En esta sesión Juan David Parra, experto en riesgos de Pirani, nos muestra cómo definir tipos de eventos y objetivos, estructura de datos, cómo recopilar datos de fuentes relevantes, categorización y priorización de eventos, análisis y reporte, además de la revisión continua.

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Definir tipos de eventos y objetivos

  • Identificar el propósito: ¿Por qué necesitas la base de datos? ¿Es para el análisis de tendencias, monitoreo de eventos pasados, gestión de riesgos, o seguimiento de implementación?

  • Tipos de eventos: Define si los eventos son internos (como hitos de implementación, interacciones con clientes) o externos (regulaciones, tendencias de mercado, situaciones de crisis).

  • Datos clave: Decide qué datos son esenciales. Por ejemplo, fecha, ubicación, participantes, naturaleza del evento, impacto esperado o real, estatus, y responsable de seguimiento.

Estructura de datos

  • Campos básicos: Fecha, título del evento, descripción, categoría (evento interno, externo, crisis, hito), y responsable.

  • Detalles específicos: Incluye campos para describir el impacto, probabilidades (en caso de eventos de riesgo), y áreas afectadas.

  • Indicadores de seguimiento: Crea campos de estatus para monitorear avances y cierre del evento, y una columna de comentarios para observaciones adicionales.

Recopilar datos de fuentes relevantes

  • Fuentes internas: Identifica las fuentes de datos internas, como informes de incidentes, sistemas de monitoreo, auditorías internas, encuestas de satisfacción y feedback de clientes.

  • Fuentes externas: Considera utilizar bases de datos de riesgos del sector, incidentes reportados por otras empresas, o informes regulatorios para obtener una perspectiva más amplia.

  • Metodología de captura: Establece un sistema para reportar eventos en tiempo real o periódicamente, usando formularios en línea o sistemas de tickets. Incluye campos obligatorios como la fecha, descripción, área afectada, nivel de gravedad, y medidas correctivas implementadas.

Categorización y priorización de eventos

  • Evaluación de impacto y probabilidad: Asigna un nivel de riesgo a cada evento basado en su impacto y probabilidad, lo que facilita el análisis y la priorización.

  • Mapeo de tendencias: Almacena la información de manera que permita analizar tendencias. Esto ayuda a identificar si ciertos tipos de eventos están aumentando o disminuyendo con el tiempo.

Análisis y reporte

  • Generación de informes: Programa informes periódicos que destaquen los eventos más recurrentes, los más críticos y los que implican cambios en políticas o procesos.

  • Indicadores clave: Establece KPIs para analizar la efectividad de las acciones correctivas y preventivas, como reducción en la frecuencia de eventos o en el tiempo de respuesta.

  • Retroalimentación: Comparte los hallazgos y análisis con el equipo de gestión de riesgos para informar sobre mejoras o ajustes en la estrategia de mitigación.

Revisión continua

  • Reevaluación de criterios y categorías: Al menos anualmente, revisa los criterios de clasificación y los campos de la base de datos para adaptarlos a nuevos riesgos o cambios en el entorno organizacional.

  • Capacitación y sensibilización: Capacita al personal sobre la importancia de reportar eventos de riesgo para mejorar la integridad y el valor de la base de datos.

 

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