Una de las maneras más sencillas y eficaces para empezar a gestionar el riesgo en tu empresa es elaborando un plan de riesgo y una lista de chequeo, herramientas claves para cualquier proyecto.
Las organizaciones se ven expuestas a diferentes tipos de riesgos y para poder definirlos y gestionarlos es clave utilizar herramientas como la checklist o lista de chequeo, que de acuerdo con la norma ISO 31000 es necesaria para la gestión de riesgos.
En el siguiente especial te contaremos sobre la importancia de contar con una checklist para la gestión de riesgos en tu empresa y sobre los parámetros que debes seguir para hacerla.
Antes de entrar en detalle de por qué es importante tener una checklist o lista de chequeo para la gestión de riesgos, recordemos que la norma ISO 31000 es una guía o referente internacional que ofrece directrices y principios para poner en marcha los sistemas de gestión de riesgos.
Fue publicada en noviembre del 2009 por la Organización Internacional de Normalización (ISO) para que las compañías puedan gestionar sus riesgos de una manera efectiva a través de procedimientos que les permitan cumplir sus objetivos de negocio.
La norma ISO 31000 cuenta con insumos globales que permiten realizar una adecuada y eficiente gestión de riesgos enfocados en operatividad, gobierno y confianza, además, brinda recomendaciones de mejores prácticas en la gestión de riesgos las cuales ofrecen técnicas apropiadas en seguridad en el lugar de trabajo.
Esta norma puede ser usada por cualquier tipo de entidad, sin importar el sector al que pertenezca, pues ofrece estrategias de decisión, operaciones, y procesos para los riesgos, ajustándose así a cualquier escenario.
Aunque la ISO 31000 no es una norma certificable, implementarla permite minimizar las amenazas al riesgo en cualquier momento, además, la mayoría de los entes reguladores la toman como referencia para la promulgación de normas aplicables.
Gestión de riesgos en la norma ISO 31000
Esta norma internacional define la gestión de riesgos como las actividades que se realizan para seguir y controlar los riesgos a los que se ven enfrentadas las compañías. Se debe tener en cuenta que uno de los aspectos más importantes es la cuantificación y para eso se divide en:
Consecuencia: son los eventos que afectan al cumplimiento de los objetivos y que son procedentes de otros, aquí se tienen en cuenta aquellos que se clasifican en causa-efecto.
Probabilidad: es la posibilidad de que un evento pueda suceder. En este punto es importante que las organizaciones contemplen que estos hechos pueden provenir de las decisiones que tomen. Se divide en cinco escalas: raro, probable, improbable, posible y muy frecuente.
Una checklist o lista de verificación debe contar con patrones básicos de seguridad que permitan evaluar e identificar las oportunidades o vulnerabilidades de activos, procedimientos automatizados y no automatizados y de flujo de información.
Teniendo como base la lista de verificación podrás determinar si el resultado del impacto o la ocurrencia de un riesgo es negativo o positivo. Además, ten presente que para poder analizar de manera más profunda requieres información adicional, que obtienes por medio de documentos ya existentes en los que se evidencie el análisis del impacto o la evaluación de criticidad de los riesgos.
La checklist se utiliza en diferentes etapas de la gestión de riesgos y debe contar con un registro y documentación de todos los datos que se recopilen para validar así la eficiencia del sistema.
Además, la lista de chequeo se usa en grupos de inspección o en auditorías internas para identificar aspectos críticos de un proceso y puede ser utilizada como complemento de otros métodos más complejos para gestionar el riesgo operativo, especialmente en algunos requerimientos del análisis what if.
Incluso en los análisis de causa raíz se utiliza una lista gráfica de chequeo, pues ayuda a identificar las causas que generan un problema o un defecto recurrente.
Son muchas las razones por las cuales es conveniente incorporar una lista de chequeo para la administración y gestión de riesgos en las organizaciones, estas son algunas:
Por otro lado, aunque las listas de verificación pueden enriquecer el análisis y ayudar a identificar las amenazas, también tienen algunas limitaciones.
Por ejemplo, cuando son usadas como un único método es probable que no permitan identificar algunos problemas potenciales. Dado que están basadas en asuntos concretos, si no se direccionan hacia áreas claves de la compañía o problemas críticos, es posible que pasen por alto ciertas debilidades que deben ser atendidas.
Adicionalmente, las listas de chequeo solo ofrecen información cualitativa. Este análisis simplificado puede servir para gestionar el riesgo en áreas específicas de la compañía, pero si se requiere una evaluación integral, es conveniente que utilizarlo como complemento de algún recurso que incorpore cuantificación al análisis, por ejemplo, una herramienta como Pirani para la gestión integral de riesgos.
Lo primero que debes tener en cuenta es que una checklist para la gestión del riesgo siguiendo la norma ISO 31000 te permite identificar los riesgos evidentes a los que puede estar expuesta la compañía y también los de poca probabilidad, así mismo, puedes crear un cuestionario de preguntas para verificar si realmente esos riesgos existen.
Recordemos lo que dice la norma sobre el riesgo, "es el impacto negativo o positivo generado por una vulnerabilidad u oportunidad, considerando tanto la probabilidad de ocurrencia como el impacto”.
De acuerdo con esto, una adecuada gestión de riesgos permite a las empresas llevar a cabo sus operaciones de manera normal en caso de que se presente alguna amenaza.
Una checklist o lista de verificación debe incluir criterios como los siguientes por área:
Cómo hacer una checklist
Para elaborar una lista de chequeo, hay que basarse en una serie de criterios que ayuden a formular las preguntas pertinentes y a abordar los asuntos más importantes.
Aquí te explicaremos qué debes tener en cuenta, además, podrás descargar una guía para que hagas la checklist según las necesidades de tu empresa o proyecto:
La norma ISO 31000 ofrece algunos principios y directrices que ayudan a la gestión de riesgos:
Para empezar con el sistema de gestión de riesgos es importante darle un puntaje a cada uno de estos, ya sean internos o externos. Estos últimos son aquellos que se dan por temas naturales, culturales, políticos, etc., mientras que los internos son los que están directamente relacionados con la compañía y todo lo que sucede en ella, funciones, estrategias planteadas, temas financieros, procesos y recurso humano.
En este punto se deben reconocer cuáles son los principales riesgos a los que está expuesta la organización, una vez estos se definan, se plantearán otros secundarios que podrían también generar ciertos desajustes dentro de la empresa y a los objetivos propuestos.
Después de establecidos los riesgos, cada una de las áreas encargadas los asumirá como propios, para que de esta manera puedan ejecutar el plan que se va a llevar a cabo.
Cada área definirá un responsable y estos se reunirán para empezar a identificar los riesgos, conocer cuáles son los factores que los pueden generar. Es recomendable hacer preguntas como las siguientes para tener mayor impacto en esta etapa.
Luego de que estén definidos y consignados los riesgos se valorará en qué escala se determinarán y cuáles serán las actividades de control que se ejecutarán, para identificar el impacto que causará, este se divide en:
Esto permitirá crear un mapa de riesgos el cual servirá como guía para priorizar los riesgos, clasificarlos en una escala de uno a diez, siendo diez el más alto y uno el más bajo, identificar el área encargada y cuál es el plan de acción que deben poner en práctica.
Se busca recopilar información a través de diferentes medios para dar a conocer lo que cada una de las áreas ha encontrado durante el proceso de implementación de la gestión de riesgos.
Se puede definir como la evaluación del plan de gestión de riesgos que se está poniendo en marcha. La idea de esto es resaltar las cosas positivas que ha traído la gestión y mejorar en ciertos aspectos que no estén siendo tan efectivos.
Es importante tener revisiones periódicas para saber si los planes de acción que se han implementado en cada uno de los riesgos son los correctos. El monitoreo ayuda a entender si la tarea se está haciendo bien y trayendo resultados positivos, o si, por el contrario, se debe mejorar y en algunos casos cambiar porque como sabes, la gestión de riesgos es un proceso dinámico y debe retroalimentarse de acuerdo a los cambios que se van presentando.
¿Cómo te pareció esta información sobre la checklist o lista de verificación para la gestión de riesgos? Te invitamos a ponerla en práctica en tu organización, además, a que nos cuentes sobre qué otros temas te gustaría saber o profundizar más a través del blog de nuestra Academia Pirani.
*Este artículo ha sido revisado y validado por Felipe Perdomo, especialista en riesgos y seguros.
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