Contar con un normograma permite a las organizaciones identificar claramente las diferentes normas que les aplican, facilitando así su cumplimiento y evitando posibles sanciones, multas o afectaciones a la reputación por no cumplirlas.
Conoce a continuación cómo puedes crear fácilmente el normograma de tu organización a través del sistema de cumplimiento normativo, Compliance, de Pirani.
Antes de crear en pocos pasos el normograma de tu organización con Pirani, es importante recordarte qué es y para qué sirve tenerlo.
Un normograma es una herramienta para consolidar todas aquellas normas que son aplicables a una organización, normas que pueden ser externas o internas y que deben ser cumplidas.
Hay que tener en cuenta que todas las organizaciones, independiente del sector al que pertenecen, deben cumplir diferentes normativas, por ejemplo leyes, acuerdos, decretos, resoluciones, circulares y demás, que son emitidas por los estados y los entes reguladores de cada país con el fin de que las empresas actúen de forma legal y bajo principios éticos y de transparencia.
Por eso, como cada organización debe garantizar el cumplimiento de normas fiscales, comerciales, laborales, penales, de salud, de protección de datos personales, de prevención de lavado de dinero y muchas más, el normograma sirve para centralizar toda esta información en un solo lugar, evitar el incumplimiento de obligaciones particulares y mantener en el tiempo el conocimiento y la trazabilidad de cada una de las normas aplicables.
Así mismo, contar con un normograma claro ayuda a evitar posibles sanciones y multas por incumplimientos, a identificar las áreas y procesos en los que puede haber un riesgo de incumplimiento y, por si fuera poco, favorece la mejora continua de los procesos organizacionales.
Ahora sí te contamos cómo puedes crear fácilmente el normograma de tu organización a través de nuestro sistema de gestión de cumplimiento normativo, Compliance.
Para crear el normograma, lo primero es conocer y tener claro cuáles son las normativas que le aplican a la organización y son de obligatorio cumplimiento, tanto las normas externas (de los entes reguladores) como las internas.
Y para hacerlo es necesario conocer muy bien el contexto organizacional y el funcionamiento jurídico del país o los países en los que se opera. Además, hay que revisar periódicamente si los entes reguladores publican nuevas normativas o hacen actualizaciones a las existentes, todo esto para evitar posibles incumplimientos por desconocimiento.
Una vez identificadas cada una de las normativas que aplican a la organización, sean internacionales, nacionales, regionales o locales, en Pirani vas a poder crearlas agregando información como: nombre, descripción general de la norma, fecha de implementación, origen normativo (interno o externo), responsable de su cumplimiento y criticidad de la norma, si es baja, media o alta.
Ten en cuenta que calificar la criticidad de una norma no significa definir un apetito de incumplimiento, no. Esta criticidad se establece para poder priorizar las normas y gestionar adecuadamente los recursos del área de cumplimiento.
Adicionalmente, podrás agregar los numerales específicos de cada una de las normas que deba cumplir tu empresa. Y podrás asociarlas fácilmente a los procesos, riesgos, eventos y planes de acción que tengas creados en la herramienta, así como editarlas y actualizarlas en caso de ser necesario, es decir, cada vez que se presenten cambios que haya que incorporar en estas.
Todo esto te va a permitir tener centralizada todas las normas en un solo lugar y ser más eficiente en la gestión de las mismas porque hay una hoja de ruta clara de lo que debe cumplir la organización y cuándo lo debe hacer, igualmente, la trazabilidad de la gestión será más fácil y completa y ayudará a tomar mejores decisiones oportunamente.
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