¿Tu organización necesita adaptar la gestión de eventos a procesos únicos, áreas específicas o niveles de responsabilidad distintos? Con la funcionalidad de flujos parametrizables de Pirani puedes diseñar procesos totalmente personalizados, asignar responsables por estado y mejorar la trazabilidad, el control y la gobernabilidad.
En este blog te contamos qué son los flujos parametrizables, para qué sirven y cómo puedes implementarlos paso a paso para optimizar tu sistema de gestión de riesgos.
¿Qué es un flujo parametrizable de eventos?
Un flujo parametrizable de eventos es una funcionalidad dentro de un sistema de gestión que permite diseñar procesos personalizados, adaptados a las necesidades específicas de cada organización. A diferencia de los flujos rígidos o predeterminados, estos permiten configurar etapas, responsables y acciones de forma flexible.
Se utilizan especialmente en entornos donde la gestión de riesgos, cumplimiento normativo o tratamiento de incidentes requiere alta trazabilidad, control y gobernabilidad.
¿Para qué sirve?
Esta herramienta permite modelar el ciclo de vida de un evento (como una pérdida operacional, incidente o hallazgo) desde su registro hasta su cierre, definiendo cada paso del proceso, quién lo gestiona y qué acciones se deben ejecutar en cada estado.
Beneficios para tu organización
- Mejora la trazabilidad de cada evento.
- Aumenta el control interno y la gobernanza.
- Reduce los errores operativos al tener flujos definidos.
- Facilita auditorías y cumplimiento regulatorio.
- Alinea los procesos con políticas internas y normativas externas.
Ventajas para tu organización
- Personalización total: Adaptación a estructuras organizacionales complejas.
- Automatización de acciones: Menos dependencia de tareas manuales.
- Responsabilidad clara: Asignación de dueños por estado o acción.
- Escalabilidad: Se ajusta a empresas de cualquier tamaño o sector.
¿Qué problemas resuelve?
- Falta de seguimiento o cierre de eventos
- Dificultad para auditar o reconstruir procesos.
- Ambigüedad en roles y responsabilidades.
- Procesos manuales propensos a errores.
- Desalineación con marcos de control interno.
¿Cómo funciona?
El flujo parametrizable te permite configurar:
- Estados dinámicos: Cada evento pasa por diferentes etapas, como "En análisis", "Mitigación", "Cerrado", etc.
- Responsables específicos: Puedes asignar usuarios, grupos o incluso definirlos por campo (como área responsable).
- Acciones personalizadas: Según el estado, se pueden habilitar opciones como editar, asociar pérdidas, emitir alertas, entre otras.
Casos de usos prácticos
- Gestión de riesgos operacionales: Flujo completo desde la identificación del evento hasta la implementación de controles correctivos.
- Cumplimiento normativo: Tratamiento de incidentes regulatorios o alertas de control interno.
- Auditorías internas: Seguimiento estructurado de hallazgos y planes de acción.
- Eventos de continuidad del negocio: Gestión de crisis o interrupciones de servicios.
¿Cómo crear un flujo parametrizable de eventos?
A continuación, te mostramos cómo hacerlo en una plataforma como Pirani:
Paso a paso:
- Accede al sistema de gestión
Haz clic en el menú de aplicaciones (nueve puntos) y selecciona el sistema de gestión con el que trabajarás. Luego, haz clic en el ícono de configuración ⚙️.
- Ingresa al módulo “Flujos parametrizables”
En el dashboard, selecciona "Gestión de Riesgos Operacionales (ORM)" y luego el módulo “Flujos parametrizables”. Luego haz clic en “Flujo de eventos”.
- Configura los estados
Por defecto verás “En progreso” y “Finalizado”. Haz clic en “+” para agregar más estados, define su nombre, descripción (opcional) y asigna un responsable.
- Define responsables y colores
Puedes asignar responsabilidades por usuario, grupo o campo. También puedes diferenciar los estados por color usando el gotero.
- Crea transiciones
Para conectar estados o permitir retrocesos en el flujo, haz clic en “+” y luego en “Transición”. Selecciona el estado al que debe llevar esa transición.
- Asigna permisos por usuario
Haz clic en el rayo azul ⚡ sobre una transición para configurar permisos (ver, crear, editar, eliminar). Puedes hacerlo por usuario o grupo.
- Gestiona campos clave
Si el usuario tiene permiso para editar, podrá modificar información general, asociaciones y registrar pérdidas o recuperaciones según su rol.
- Guarda y publica
Al finalizar, guarda como borrador o publica tu flujo para que se aplique directamente al módulo de eventos.
- Visualiza en el módulo de eventos
Ingresa a “Eventos” para ver tu flujo aplicado y comenzar a usarlo.
¿Ya estás utilizando los flujos parametrizable de eventos?
Descubre cómo crear tu flujo parametrizable de eventos en nuestros módulos del Help Center.
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